Lettres administratives : Comment bien les rédiger ?

Pour une demande de stage ou d’emploi… On a souvent eu du mal à trouver la bonne forme concernant l’écriture des lettres. Pourtant, au cours de notre cursus tout aussi personnel que professionnel, on n’y échappe pas ! Et même si l’avancement de la technologie permet d’envoyer de mail, celui-ci ne remplace pas le caractère formel de la lettre manuscrite.

La lettre sur la forme

Dans sa forme visuelle, la présentation d’une lettre doit comporter 7 (sept) parties. La première étant les coordonnées de l’expéditeur qui se situe en entête, aligné à gauche. La deuxième, en alignement droit, comporte celles du destinataire. La référence, facultative, est la troisième partie. La quatrième partie comporte l’objet de la lettre et dans la cinquième, centrée, doit figurer le lieu et la date d’écriture. La sixième partie de la lettre c’est le corps avec les formules d’appels et de politesses dont la marge de gauche est de 5 cm, celle de droite de 2 cm. Et enfin, la septième partie est la signature, margée de 3 cm en bas.

La lettre sur le fond

En principe, la lettre administrative doit être rédigée dans la forme la plus formelle possible. La formule d’appel comporte le titre de la personne à qui on écrit (ex : Madame, Monsieur le Directeur, Maître…) suivie impérativement d’une virgule. Le corps de la lettre se compose d’une introduction pour exposer le contexte. Mais aussi d’un développement que l’on va écrire sur plusieurs paragraphes. La formule de politesse comporte les remerciements en reprenant la formule d’appel de l’entête. Enfin, la signature comporte votre nom ainsi que votre signature.

Quelques conseils !

Dans une lettre manuscrite, il faut écrire avec un stylo noir ou bleu. Jamais avec une autre couleur. Pour le papier, n’utilisez pas les papiers bas de gamme, mais utilisez un papier épais. Idéalement, le format A4 80 g/m2 est souvent utilisé pour les lettres. Aussi, pour chaque paragraphe, n’oubliez pas de les débuter avec un alinéa. Enfin, pour ce qui est de l’enveloppe, écrivez l’adresse de votre correspondant au milieu de celle-ci et veillez à ce qu’elle soit bien lisible. Écrivez également la vôtre dans le dos de l’enveloppe pour un éventuel retour.