Comment bien gérer les notes de frais ?

Pour toute entreprise qui se veut prospère, il est indispensable de mettre en place une bonne gestion des notes de frais. Il s’agit en effet des dépenses engagées par les déplacements professionnels et qui doivent être remboursés aux salariés concernés. Ces frais couvrent généralement différents domaines et sont parfois difficiles à maitriser. Heureusement, des astuces permettent de faire une gestion irréprochable.

Maitrisez les frais kilométriques

Dans l’exercice de ses fonctions, un salarié peut être amené à utiliser son propre véhicule pour aller rencontrer des clients ou des partenaires de l’entreprise pour laquelle il travaille. Dans ce cas, la loi exige que la distance parcourue lui soit remboursée, suivant les barèmes fixés par l’URSSAF. En général, ce barème prend en compte l’amortissement du véhicule, la consommation de carburant, les dépenses pneumatiques, les primes d’assurance, les frais d’entretien et de réparation.

Pour être prises en compte par l’employeur, les notes de frais doivent se conformer à certaines conditions. S’il n’existe pas un modèle type des notes de frais, il faut préciser que le remboursement d’un frais kilométrique concerne uniquement un chef d’entreprise et ses salariés. Retenez donc que les associés qui n’ont pas une fonction officielle dans l’entreprise ou les prestataires externes ne peuvent pas prétendre à cette indemnité.

Suivez rigoureusement votre système de gestion des notes de frais

Pour mieux gérer les notes de frais dans votre entreprise, vous devez disposer d’un outil prévu à cet effet. En utilisant un logiciel de gestion des notes de frais, vous mettez toutes les chances de votre côté de contrôler efficacement les dépenses exécutées. Cependant, vous devez continuer de vérifier attentivement les justificatifs produits par vos salariés pour éviter les fraudes. En outre, vous devez suivre rigoureusement vos indicateurs de gestion et les plafonds instaurés pour une maitrise optimale de votre budget. Pensez également à instaurer une procédure officielle et à former vos collaborateurs sur les différentes étapes à passer pour engager une dépense dans le cadre de leurs missions professionnelles. Ainsi, vous évitez les malentendus qui pourraient avoir un impact négatif sur la croissance de votre entreprise.

Auteur de l’article : Isabelle

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