Conduire une réunion d’affaires professionnelle – à faire et à ne pas faire

Réunion professionnelle
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Dans votre rôle de leader, vous serez appelé à organiser et à conduire des réunions professionnelles. Cette tâche, loin d’être une activité banale, est un art qui demande de l’organisation, de la planification et la maîtrise de certaines pratiques incontournables. Voici un récapitulatif des choses à faire et à éviter si vous voulez conduire efficacement vos réunions d’affaires.

Conduite de réunions professionnelles : ce qu’il faut faire

Voici les facteurs de succès que vous devrez considérer pour réussir une réunion d’affaires.

Le choix du lieu de la réunion

Le local retenu est un facteur déterminant pour la réussite de votre réunion professionnelle. Un local attractif et bien décoré mettra vos participants dans une condition optimale pour l’atteinte des objectifs. Certaines organisations, à l’instar de Châteauform’, proposent des solutions innovantes aux entreprises en recherche du parfait endroit pour les séminaires, formations et autres réunions d’affaires. Châteauform’ vous propose différentes offres dont le service Location salle de formation à Paris qui permet de bénéficier d’espaces de réunion avec tous les équipements nécessaires.

Définissez un ordre du jour

L’objectif visé par votre réunion doit être bien défini et articulé autour d’axes forts que vous inscrivez à l’ordre du jour. Cela vous permet d’abord d’aider les participants à appréhender tous les contours de la réunion. Ensuite, l’ordre du jour vous fournit le plan directeur au cours de la réunion. Vous restez donc focus et éviterez des sujets connexes qui vous feront inutilement perdre du temps.

Invitez les bons participants

Faites le point sur les personnes qui seront nécessaires à la tenue de votre réunion professionnelle. Il n’est pas forcément utile d’ajouter d’autres participants qui n’auraient pas de valeur ajoutée. Par ailleurs, utilisez tous les canaux de communication à votre disposition pour vous assurer que le participant a réellement reçu votre invitation (lettre, mail, message, etc.).

Conduite de réunions professionnelles : ce qu’il ne faut pas faire

Voici les erreurs principales à ne pas commettre si vous devez conduire une réunion d’affaires.

Ne pas préparer de support de réunion

SI vous réunissez les gens sans leur remettre un support écrit qui servira de base à la réflexion et à la créativité, vous allez perdre du temps et de l’énergie tout au long de la réunion. Il est judicieux d’aider les participants à organiser leurs idées autour d’un graphique, d’un tableau ou d’un document qui leur sera partagé avant la réunion.

Commencer et finir en retard

Assurez-vous que la réunion démarre à l’heure prévue et qu’elle se finisse dans le temps indiqué. C’est un aspect important pour les participants qui ont probablement d’autres engagements de prévus une fois la réunion achevée. Pour réussir ce pari, vous devez contrôler les débats et chercher des voies stratégiques pour amener toute l’audience à être focus sur les sujets importants de la réunion.

Oublier de prendre des notes

Ne pas prendre de notes pendant une réunion professionnelle, c’est perdre l’essentiel de ce qui a été dit. En réalité, la prise de notes permet de faire le point sur les actions retenues ensemble et d’avancer sur les projets à venir. Parfois, vous êtes le modérateur de la réunion et vous ne pouvez pas prendre les notes vous-même. Dans ce cas, il serait utile de désigner un rapporteur de séance qui se chargera de conserver une trace écrite des points forts abordés au cours de cet échange de travail.


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